Checkliste für deinen ersten Azubi: von der Ausbildungsberechtigung bis zum ersten Tag

Der Weg zum ersten Azubi im Überblick

Zwischen der Idee „wir bilden aus“ und dem ersten Ausbildungstag liegen meist mehrere Monate. Die meisten Schritte erledigst du einmal, beim zweiten Azubi geht es deutlich schneller. Dein wichtigster Ansprechpartner ist die zuständige Kammer, also die IHK, die Handwerkskammer oder eine andere zuständige Stelle.

1. Ausbildungsberechtigung prüfen Mit der Kammer klären, ob dein Betrieb für den Beruf geeignet ist.
2. Ausbilder bestimmen Festlegen, wer ausbildet, und die Ausbildereignung nach AEVO nachweisen.
3. Ausbildungsplan erstellen Aus dem Rahmenplan des Berufs einen Plan für deinen Betrieb machen.
4. Azubi finden Stelle ausschreiben, Bewerber kennenlernen, Probetag anbieten.
5. Vertrag schließen und eintragen Ausbildungsvertrag aufsetzen und bei der Kammer eintragen lassen.
6. Start vorbereiten Berufsschule, Sozialversicherung und Arbeitsplatz organisieren.
7. Erster Tag und erste Wochen Gut ankommen lassen und die Probezeit bewusst nutzen.

Die Voraussetzungen und Rechtsgrundlagen erklärt der Ratgeber Ausbildungsbetrieb werden ausführlich. Hier geht es darum, nichts zu vergessen.

1. Ausbildungsberechtigung prüfen

Ausbilden darf ein Betrieb, wenn er als Ausbildungsstätte geeignet ist und jemand persönlich und fachlich geeignet ist, die Ausbildung zu verantworten. Ob das zutrifft, prüft die Kammer, meist mit einem Fragebogen und einem Gespräch mit dem Ausbildungsberater.

• Du weißt, welcher Ausbildungsberuf zu deinem Betrieb passt.
• Du hast die zuständige Kammer angerufen und einen Termin mit der Ausbildungsberatung.
• Du hast mit der Ausbildungsordnung abgeglichen, welche Inhalte dein Betrieb abdeckt.
• Für fehlende Inhalte gibt es eine Lösung, etwa einen Partnerbetrieb oder Lehrgänge.
• Räume, Maschinen und Werkzeuge für die Ausbildung sind vorhanden.
• Die Kammer hat die Eignung deines Betriebs bestätigt.

2. Ausbilder bestimmen und AEVO

Als Inhaber musst du nicht selbst ausbilden. Du kannst einen Mitarbeiter als Ausbilder benennen, der fachlich geeignet ist. Den berufs- und arbeitspädagogischen Teil der Eignung weist er in der Regel mit der Ausbildereignungsprüfung nach der AEVO nach. Wer eine Meisterprüfung bestanden hat, hat diesen Nachweis meist schon.

• Du hast festgelegt, wer im Betrieb verantwortlich ausbildet.
• Der Ausbilder hat einen passenden Berufsabschluss und genug Berufserfahrung.
• Die Ausbildereignung ist nachgewiesen, oder die AEVO-Prüfung ist angemeldet.
• Der Ausbilder hat im Alltag genug Zeit für den Azubi eingeplant.
• Weitere Fachkräfte, die mit anleiten, wissen Bescheid.

Für die AEVO-Prüfung bieten Kammern und Bildungsträger Vorbereitungskurse an, auch berufsbegleitend. Vorgeschrieben ist ein Kurs nicht. Ob in deinem Fall eine Ausnahme oder eine andere Qualifikation reicht, sagt dir die Kammer.

3. Ausbildungsplan erstellen

Jeder anerkannte Ausbildungsberuf hat eine Ausbildungsordnung mit Rahmenplan. Daraus machst du deinen betrieblichen Ausbildungsplan: Was lernt dein Azubi wann, in welcher Abteilung und bei wem? Der Plan wird Teil des Ausbildungsvertrags. Viele Kammern stellen Vorlagen dafür bereit.

• Du hast die Ausbildungsordnung und den Rahmenplan des Berufs vorliegen.
• Der betriebliche Plan legt fest, wann welche Inhalte vermittelt werden.
• Zeiten in der Berufsschule und bei Lehrgängen sind im Plan berücksichtigt.
• Du weißt, wie der Ausbildungsnachweis geführt wird und wer ihn regelmäßig ansieht.
• Du kennst die Termine für Zwischen- oder Abschlussprüfung im Beruf.

4. Den passenden Azubi finden

Gute Bewerber sind gefragt, gerade in Handwerk und Gastronomie. Starte die Suche deshalb früh, viele Schüler entscheiden sich ein Jahr vor dem Ausbildungsbeginn. Mehr Wege, die heute funktionieren, stehen im Ratgeber Azubis finden, eine Vorlage für deine Anzeige unter Stellenanzeige für Azubis.

• Deine Stellenanzeige nennt Beruf, Start, Vergütung und was dein Betrieb bietet.
• Die Anzeige steht dort, wo Schüler suchen, und auf deiner eigenen Website.
• Du verlangst nur die Unterlagen, die du wirklich brauchst.
• Du antwortest Bewerbern innerhalb weniger Tage.
• Du bietest einen Probetag an, damit beide Seiten sehen, ob es passt.

Bei Jimmy findest du Schüler über ihr Profil aus Chat-Interview und Talentanalyse, ganz ohne Anschreiben. Du siehst, was jemanden antreibt, und fragst direkt an. Mehr dazu auf der Seite für Unternehmen.

5. Vertrag schließen und bei der Kammer eintragen

Den wesentlichen Inhalt des Ausbildungsvertrags hältst du vor Beginn der Ausbildung in Textform fest (§ 11 BBiG). Viele Kammern bieten dafür Vertragsmuster oder ein Online-Formular an. Direkt nach Vertragsschluss beantragst du die Eintragung in das Verzeichnis der Berufsausbildungsverhältnisse bei der Kammer (§ 36 BBiG).

• Im Vertrag stehen unter anderem Beginn, Dauer, Ausbildungszeit, Probezeit, Vergütung und Urlaub.
• Die Probezeit liegt zwischen einem und vier Monaten.
• Die Vergütung erreicht mindestens die gesetzliche Mindestvergütung oder deinen Tarif.
• Der betriebliche Ausbildungsplan liegt dem Vertrag bei.
• Bei Azubis unter 18 haben die Eltern mit unterschrieben.
• Dein Azubi und bei Minderjährigen die Eltern haben ein Exemplar bekommen.
• Die Eintragung bei der Kammer ist beantragt.

6. Den Start vorbereiten

In den Wochen vor dem Start geht es um das Organisatorische. Wenn das steht, kannst du dich am ersten Tag ganz um deinen Azubi kümmern.

• Dein Azubi ist bei der zuständigen Berufsschule angemeldet.
• Du hast ihn wie jeden Beschäftigten bei seiner Krankenkasse zur Sozialversicherung angemeldet.
• Steuer-Identifikationsnummer und Bankverbindung liegen dir vor.
• Arbeitskleidung, Schutzausrüstung und Werkzeug liegen bereit.
• Ein Platz, Zugänge und, wenn nötig, ein Schließfach sind eingerichtet.
• Das Team weiß, wann der Azubi kommt und wer sich kümmert.
• Du hast einen Plan für die ersten zwei Wochen.

Ausbildungsmittel wie Werkzeuge und Werkstoffe, die dein Azubi für die Ausbildung und die Prüfungen braucht, stellst du kostenlos (§ 14 BBiG). Für Berufsschule und Prüfungen stellst du ihn frei. Mit welchen Kosten du insgesamt rechnen musst, zeigt der Ratgeber Was kostet ein Azubi? mit Rechner.

7. Der erste Tag und die ersten Wochen

Der erste Eindruck prägt, wie sich dein Azubi in den kommenden Jahren im Betrieb fühlt. Plane den Tag so, dass er nicht nebenher läuft. Eine feste Ansprechperson, ein Rundgang und eine erste echte Aufgabe wirken mehr als jede Mappe.

• Ausbilder oder Pate nimmt sich am ersten Tag Zeit und ist erreichbar.
• Rundgang, Vorstellung im Team und Erklärung der wichtigsten Abläufe sind eingeplant.
• Die Unterweisung zu Arbeitssicherheit und Unfallverhütung findet vor der ersten Arbeit statt.
• Dein Azubi hat am ersten Tag eine kleine, echte Aufgabe.
• Ein erstes Feedbackgespräch nach zwei bis vier Wochen steht im Kalender.
• Vor dem Ende der Probezeit ist ein Gespräch über den bisherigen Verlauf geplant.

Beschäftigst du Jugendliche unter 18, musst du sie vor Beginn der Arbeit über Unfall- und Gesundheitsgefahren unterweisen und das mindestens halbjährlich wiederholen (§ 29 Jugendarbeitsschutzgesetz). Außerdem gelten für sie besondere Regeln zu Arbeitszeit, Pausen und Berufsschultagen. Was im Einzelfall gilt, klärst du mit deiner Kammer.

Wie du deinen Azubi gut durch Probezeit und Ausbildung bringst, steht im Ratgeber Ausbildungsabbruch vermeiden.